Antara Manajer, Pimpinan, dan Pemimpin

Struktur kalimat pada judul artikel ini mirip judul lagu Iwan Fals: antara aku, kau, dan bekas pacarmu. Saya memang menggemari lagu-lagu Iwan Fals. Nabi Muhammad s.a.w. – seperti yang diriwayatkan oleh Bukhari dan Muslim (beberapa sumber menyebutkan mutafaq ‘alaih) – pernah bersabda, “Setiap kamu adalah pemimpin, dan setiap pemimpin akan dimintai pertanggungjawaban tentang kepemimpinannya.”

Merujuk pada bunyi hadis di atas, pada dasarnya setiap orang memiliki watak kepemimpinan bawaan, walaupun setelah terjun ke dunia nyata memiliki derajat kemampuan dan tingkat jabatan yang berbeda-beda. Ada yang mampu memimpin kelompok besar, ada yang mampu memimpin kelompok kecil saja, ada yang hanya mampu memimpin dirinya sendiri. Lewat artikel ini saya mencoba memaparkan secara sederhana untuk mengingatkan kembali kemampuan manajerial yang sesungguhnya sudah ada pada diri kita. Kalau mau yang canggih-canggih, di toko buku tersedia ribuan judul buku yang mengulas manajemen.

Kata “manajemen” adalah pengindonesian dari kata Bahasa Inggeris “management”, artinya “pengelolaan”; berasal dari kata dasar “to manage”, artinya “mengelola”. Maka “manager” yang diindonesiakan menjadi “manajer” artinya adalah “pengelola”. Beragam definisi manajemen. Tetapi ada satu definisi yang saya tidak setuju, yaitu “management is how to get things done through other people”. Manajemen adalah bagaimana caranya menyelesaikan berbagai hal melalui orang-orang lain. Kok sepertinya terkesan ‘ngerasani’ orang. Secara sederhana saya mendefinisikan: manajemen adalah suatu proses pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Management is the process of managing and utilizing available resources to achieve a certain goal in line with pre-defined success criteria.

Apa beda antara manajer, pimpinan, dan pemimpin? Memang batasannya sering kabur, cuma beda-beda tipis. Seseorang bisa saja disebut manajer, pimpinan, sekaligus pemimpin. ‘Pimpinan’ adalah orang yang diberi jabatan dalam suatu institusi formal (pemerintahan, perusahaan, orpol, ormas) melalui semacam surat keputusan oleh eselon yang lebih tinggi di atasnya. ‘Manajer’ hanyalah nama salah satu jabatan dalam lini pimpinan. Kalau di instansi swasta nama-nama jabatan lain dalam lini pimpinan bisa general manager, vice-president, president, direktur, managing director, CEO, dan lain-lain. Kalau di pemerintahan bisa kepala dinas, kepala kantor wilayah, kepala daerah, direktur jenderal, menteri, dan lain-lain. Sedangkan ‘pemimpin’ artinya orang yang memimpin; sifatnya lebih umum, bisa dalam institusi formal bisa juga dalam kehidupan masyarakat sehari-hari. Jadi seorang pemimpin belum tentu memiliki posisi sebagai pimpinan. Sebaliknya, seorang pimpinan belum tentu memiliki watak sebagai seorang pemimpin. Bingung? Saya juga bingung kok.

Seorang pemimpin sejati biasanya memiliki watak kepemimpinan sejak terlahir – given. Saya dulu mempunyai seorang teman yang sejak SD selalu menjadi ketua kelas, komandan upacara, komandan baris-berbaris, ketua regu Pramuka, dan selalu duduk di jajaran pimpinan OSIS. Setiap ada kegiatan sekolah, teman saya ini selalu tampil sebagai pemimpin, baik secara sukarela (karena tidak ada orang lain yang mau) maupun secara aklamasi ditunjuk oleh teman-teman sekelas. Teman saya ini memiliki watak kepemimpinan (leadership) alami. Dimanapun dia berada dalam suatu kegiatan kelompok, naluri kepemimpinannya selalu jalan. Dia sangat intuitif. Dia selalu berusaha tampil memimpin dan mengerjakan hal-hal yang menurutnya benar. Makanya ada yang mengatakan beda antara pemimpin dan pimpinan itu adalah: pemimpin mengerjakan hal-hal yang benar, sedangkan pimpinan mengerjakan sesuatu dengan benar. Leaders do right things, managers do things right. Beberapa sifat menonjol pada diri seorang pemimpin sejati: karismatik, berpendirian teguh, berani mengambil resiko (karena teguh pendirian), berorientasi pada orang banyak (people oriented), mampu mengorganisir dan mengendalikan massa dalam jumlah banyak, piawai berpidato di depan publik, pandai berdiplomasi, visioner, serta memiliki insting peka dalam mengambil keputusan.

Sumber daya apa saja yang dikelola oleh seorang pimpinan? Tergantung karakteristik bisnis di tempat dia bekerja. Kalau di pabrik, sumber daya yang dikelolanya antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber daya keuangan, sumber daya kapital (mesin industri), sumber daya bahan baku (bisa sumber daya alam, jika industrinya berbasis sumber daya alam), dan berbagai sumber daya pendukung lainnya. Kalau di instansi jasa seperti asuransi dan perbankan tentunya sumber daya yang dominan adalah SDM, keuangan, dan sumber daya pendukung seperti teknologi informasi (IT).

Apa tugas pimpinan sehari-hari? Sesuai dengan definisi yang saya tawarkan di atas, seorang pimpinan itu mengelola dan memanfaatkan berbagai sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Mari kita lihat kartun di bawah ini.

Andaikan anda ingin mengantarkan barang dari kota P ke kota S. Anda akan memanfaatkan sumber daya manusia (anda sendiri), sumber daya pendukung (sebuah kendaraan), dan sumber daya keuangan (untuk beli BBM, sangu di perjalanan, dll). Anda berangkat dari P menuju S dengan rute normal melalui Q dan R. Setiba di R anda menjumpai ada longsoran bongkahan batu menutupi sebagian besar lebar jalan, sehingga kendaraan anda tidak bisa lewat. Berarti ada kendala (bottle neck) di R. Yang anda pikirkan ketika itu adalah bahwa barang harus tiba di tujuan tepat waktu. Anda akan mencari alternatif lain bagaimana agar barang tersebut bisa sampai di S. Anda memiliki dua alternatif yang bisa and pilih: putar haluan ke Q lalu mengambil jalur alternatif-1 yang rutenya lebih pendek tetapi jalannya sempit, sehingga mobil anda harus berjalan lambat, atau mengambil jalur alternatif-2 yang rutenya lebih panjang tetapi jalannya sama lebar dengan rute normal. Apakah anda akan mengambil rute alternatif-1 atau alternatif-2, ini akan tergantung pada ketajaman analisa anda.

Dalam contoh ini, anda telah melakukan pekerjaan manajerial. Anda telah memanfaatkan beberapa sumber daya untuk mengantarkan barang dari P ke S. Pertama yang anda lakukan untuk mengeksekusi pekerjaan tersebut adalah mengenali rute dari P ke S. Lalu mengidentifikasi kendala, yaitu adanya longsoran batu yang menutupi jalan. Kemudian anda mencari solusi dengan mempertimbangkan beberapa alternatif jalan keluar dari kendala tersebut. Terakhir, anda memutuskan untuk memilih alternatif yang terbaik menurut anda. Setiap alternatif solusi mempunyai resiko masing-masing. Anda harus memilih alternatif dengan resiko yang paling minimum. Resiko ini menyangkut masalah L2K3 (lindung lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja), biaya langsung, waktu, dan biaya yang kemungkinan bakal timbul di kemudian hari.

Tipikal pekerjaan manajerial sehari-hari mirip dengan “metode ilmiah” yang dulu kita pelajari di bangku SMP – filosofinya sederhana. Kalau saya rumuskan ulang:

(1) Mengenali dan mengerti proses bisnis (business process) dari A sampai Z untuk wilayah yang berada di bawah wewenangnya.
(2) Mengenali kendala dalam mata rantai proses bisnis.
(3) Memahami symptom/gejala yang diakibatkan oleh kendala tersebut.
(4) Mencari akar penyebab timbulnya kendala.
(5) Mencari beberapa alternatif solusi.
(6) Memutuskan solusi terbaik.
(7) Membuat rencana aksi (action plan) lalu mengeksekusinya dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.

Pekerjaan manajerial harus efisien, artinya dengan memanfaatkan sumber daya seminimum mungkin, waktu sesingkat mungkin, dan biaya serendah mungkin diperoleh hasil semaksimal mungkin. Usaha perbaikan terus menerus (continuous improvement) agar proses bisnis lebih efisien juga merupakan tugas manajerial.

Seorang pimpinan dituntut visioner, artinya memiliki pandangan ke depan. Dia harus tahu apa saja kendala yang mungkin terjadi untuk setiap alternatif keputusan yang akan diambilnya. Sedapat mungkin yang namanya kendala itu bisa dihindarkan jauh hari, sehingga tidak sempat mengganggu proses bisnis. Jika seorang pimpinan tidak visioner, tak ubahnya sama saja dengan melakukan pekerjaan klerikal. Disinilah dituntut kemampuan perencanaan (planning) agar proses bisnis yang dijalankannya makin hari makin bertambah baik tingkat kompetensinya. Dalam teori manajemen klasik dikenal istilah POAC:

· planning, membuat rencana kerja;
· organizing, mengorganisir SDM yang berada di bawah rentang kendalinya, sekaligus membagi tugas (job description) sesuai kompetensi masing-masing individu;
· actuating, melaksanakan apa yang telah direncanakannya; dan
· controling, menjalankan fungsi kontrol/audit agar pelaksanaan yang dijalankan taat azas serta dapat mencapai target sesuai rencana.

Pimpinan juga mesti kreatif dan inovatif, penuh dengan ide-ide dan terobosan baru agar suasana kerja di dalam divisinya bergairah – tidak membosankan, sehingga tidak terjadi idle capacity atau ‘pengangguran terselubung’ di jajaran SDM yang berada di bawahnya.

Pada tahap awal bekerja, seseorang biasanya lebih sibuk mengurusi pekerjaanya sendiri sesuai dengan bidang atau disiplin yang ditugaskan. Interaksi dengan orang lain masih minim, karena sifat pekerjaannya memang masih demikian. Fase ini disebut “managing work” – mengelola pekerjaannya sendiri. Seiring dengan waktu, ketika kompetensinya bertambah, dipromosikan, dan dia mulai memiliki beberapa orang bawahan, maka dia harus pandai mengelola orang-orangnya. Dia mulai berinteraksi dengan banyak orang. Lingkup tugas makin meluas. Pekerjaannya sudah multi disiplin, satu sama lain saling ketergantungan (interdependent) dalam sebuah tim kerja (team work). Tahapan ini disebut “managing people” – mengelola sumber daya insani. Pada tahapan lebih lanjut lagi, dimana dia makin menapaki jenjang karir, terekspos dengan berbagai permasalahan yang lebih makro, serta harus mampu beradaptasi dengan berbagai perubahan (baik internal maupun eksternal), maka dia harus mampu mengelola perubahan itu – atau “managing changes”.

Dunia senantiasa berubah. Orang bijak mengatakan, “Tidak ada yang tidak berubah, kecuali perubahan itu sendiri.” Maka seorang pimpinan yang pro status quo atau yang hanya bermain di zona nyaman (comfort zone) bukanlah tipe pimpinan yang ideal. Instansi di tempat dia bekerja akan mandeg. Jika instansinya bersifat badan usaha (profit oriented), bisa-bisa ditenggelamkan oleh pesaingnya. Di dalam setiap perubahan senantiasa ada peluang (opportunities), tantangan (challenges), dan ancaman (threats) yang semuanya harus dikelola secara baik dan benar. Dalam memaknai perubahan ini, ada jargon manajemen yang mengatakan, “There are three types of people: those who make things happen, those who watch things happen, and those who wonder what happen.” Ada tiga tipe orang: yang membuat berbagai hal terjadi, yang hanya sekedar mengamati apa yang terjadi, dan yang tidak mengerti apa yang sedang terjadi.

Menurut salah satu pelatihan, ada tujuh karakter pimpinan ideal: jujur, tanggung jawab, visioner, disiplin, mampu bekerjasama, adil, dan mau berbagi (sharing) dengan orang lain.

Bagaimana kualitas orang-orang yang diangkat jadi pimpinan di Indonesia ini, baik di instansi pemerintahan maupun swasta? Dalam banyak hal – tidak semua tentu saja – bangsa kita belum mampu mengangkat top notch people (orang-orang yang memiliki kemampuan, moral, dan mental prima) di jajaran pimpinan. Banyak orang yang duduk di kursi pimpinan tidak berbuat sesuatu yang berarti, bahkan tidak berbuat apa-apa. Want to be something but do nothing. Akibatnya proses pembangunan berjalan lamban dan malahan banyak yang salah arah (misleading). Makanya jangan heran kalau tahu-tahu kita sudah tersusul oleh kemajuan negara tetangga yang dulunya banyak belajar dari kita. Ya, memang banyak orang yang masuk dalam kategori “those who wonder what happen” duduk di jajaran pimpinan.